Un sólido conjunto de controles internos
Las regulaciones corporativas de Hitachi Energy refuerzan las siguientes áreas:
- El soborno y la corrupción están prohibidos en todos los tratos comerciales, ya sea con funcionarios públicos o socios comerciales del sector privado. Por regla general, los pagos de facilitación no están permitidos.
- La diligencia debida en cuanto a las pruebas sustanciales es obligatoria antes del nombramiento de representantes de Hitachi Energy, como agentes y distribuidores locales externos. Los procesos de aprobación centralizados y transparentes con controles adecuados sobre el desempeño son obligatorios antes de que expida el pago de remuneración.
- Las donaciones (incluidas las contribuciones a causas políticas y benéficas) y los patrocinios están sujetos a políticas y controles internos detallados
- La política de regalos, entretenimiento y gastos define los umbrales, los procesos de aprobación y su documentación, con controles adicionales para funcionarios públicos.
- Los acuerdos con subcontratistas y socios de consorcios están alineados con el compromiso de Hitachi Energy con la integridad en la ejecución del contrato, incluidos los compromisos de no infringir las leyes antisoborno. Los proveedores también deben mantener estándares de integridad satisfactorios para Hitachi Energy y aceptar el Código de conducta para proveedores de Hitachi Energy.
- Regalos, entretenimiento y gastos
- Patrocinios y donaciones
- Nombramiento de representantes
Nuestro éxito como empresa se basa en la calidad y fiabilidad de nuestros productos y servicios. Para proteger nuestra reputación, los clientes y partes interesadas pueden confiar en que solo daremos o recibiremos regalos y entretenimiento comerciales legítimos y razonables.
Nuestra normativa corporativa sobre regalos, entretenimiento y gastos abarca tanto la entrega como la recepción. Como empresa, respetamos los umbrales y los procesos de aprobación globales, teniendo en cuenta las normas locales en las diversas regiones en las que hacemos negocios.
También reconocemos que otras empresas y clientes a menudo tienen su propio código de conducta que cumplir, y nos comprometemos a no poner nunca a nadie en posición de infringir sus compromisos. Nuestro proceso de aprobación controlado y transparente para regalos, entretenimiento y gastos sirve para apoyar a nuestros empleados de modo que puedan sentirse seguros de que no están cruzando la línea.
Además, se han desarrollado controles adicionales para funcionarios públicos. Los empleados de empresas propiedad del gobierno o controladas por el gobierno están sujetos a estas normas más estrictas.
Con el fin de determinar si los regalos, el entretenimiento o los gastos son apropiados, cada empleado debe tener en cuenta los siguientes criterios:
- Motivo correcto: El regalo, entretenimiento o gasto debe darse como un acto de agradecimiento, amistad, hospitalidad o exigido por contrato, y realizarse de buena fe.
- Ausencia de obligación: El regalo, entretenimiento o gasto no supone ninguna obligación para el destinatario.
- Ausencia de expectativas: No se generan expectativas en la persona que da o en un asociado de la persona que da. Tampoco el dador le da una importancia mayor que la que el destinatario le daría en dicha transacción.
- Efectuado abiertamente: Si se hace en secreto, entonces la finalidad será sospechosa.
- Ausencia de uso indebido de los gastos: El pago o reembolso de los gastos no se utilizará de forma indebida para ocultar regalos o entretenimiento inapropiados.
- Adecuación: La naturaleza del regalo, el entretenimiento o el gasto es adecuada y está en consonancia con las prácticas comerciales generales, así como con las normas culturales y éticas locales.
- Legalidad: Es conforme a las leyes del país en el que se realiza y a cualquier otra ley aplicable.
- Cumplimiento de las reglas del destinatario: El regalo, entretenimiento o gasto cumple con las reglas o el código de conducta de la empresa u organización de la que es empleada la persona destinataria.
- Baja frecuencia: Dicha entrega o recepción no es un suceso regular entre el dador y el destinatario.
- No efectivo: El regalo no deberá ser dinero en efectivo o un préstamo, ni un cheque o vale de compra, tarjeta de regalo, cupón o equivalente de efectivo.
- Ausencia de conflicto de intereses: Se debe evitar cualquier situación de conflicto de intereses al dar o recibir regalos, entretenimiento o gastos.
- Salud y seguridad: Al aceptar o hacer una invitación a una situación de entretenimiento, tenga siempre en cuenta los aspectos de salud y seguridad.
- Documentación: Las instancias de regalo, entretenimiento o gasto (GEE) deben documentarse de forma completa y precisa en GEE Compliance Desktop, en libros y registros, y en cualquier otro sistema o herramienta pertinente.