Was kann gemeldet werden?
Alle Verstöße gegen den Verhaltenskodex von Hitachi Energy und den Verhaltenskodex für Lieferanten sind zu melden, insbesondere:
- Ethik- und Compliance-Fragen, Fehlverhalten, Betrug, Korruption, Verstöße gegen die Finanzordnung, Schmiergeldzahlungen, Interessenkonflikte, Insiderhandel oder kartellrechtliche Vorschriften, Diebstahl, Unterschlagung.
- Diskriminierung am Arbeitsplatz, (sexuelle) Belästigung, Vergeltungsmaßnahmen, unzulässige Beschäftigung/disziplinarische Maßnahmen.
- Verstöße gegen Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, Drohungen und körperliche Gewalt, Alkohol- und Drogenmissbrauch sowie Umweltfragen.
Mitarbeiter und Stakeholder von Hitachi Energy (im Folgenden „Meldende“) sollten vermutete oder beobachtete Verstöße gegen das Gesetz, den CoC oder die Unternehmensrichtlinien melden.
In einem ersten Schritt und wenn es der Sache nicht schadet, könnten sich die Meldenden an ihr direktes Management oder an die zuständigen Stellen (z. B. Integrität, Rechtsabteilung, Personalabteilung) wenden, um eine erste Überprüfung vorzunehmen. Verbleibende mutmaßliche oder beobachtete Verstöße gegen das Gesetz, den CoC oder die Unternehmensrichtlinien sollten von der meldenden Person oder der Geschäftsleitung über einen der folgenden Kanäle gemeldet werden:
- (vorzugsweise) das Ethik-Webportal und die Ethik-Hotline
- (nicht bevorzugt) alternativ können Mitarbeiter ihre Bedenken auch direkt an das Büro für Sonderermittlungen (Office of Special Investigations) melden, eine Unternehmensfunktion innerhalb von Hitachi Energy, und zwar über das Postfach [email protected]; oder
- (nicht bevorzugt) auf dem Postweg an das Büro für Sonderermittlungen: George Hintzenweg 81 – 3068 AX Rotterdam, Niederlande.
Darüber hinaus können alle Stakeholder, die in einer Geschäftsbeziehung zu Hitachi Energy stehen, über das Ethik-Webportal von Hitachi Energy oder die oben beschriebene Ethik-Hotline eine Meldung einreichen.
Das Ethik-Webportal und die Ethik-Hotline
Meldungen über die Ethik-Hotline und das Ethik-Webportal werden von einem unabhängigen Dienstleister entgegengenommen und bearbeitet, d. h. sie stehen 7 Tage in der Woche 24 Stunden lang zur Verfügung. Am Ende Ihrer Meldung erhalten Sie eine Melde-Identifikationsnummer und eine PIN, damit Sie den Verlauf Ihrer Meldung online oder telefonisch verfolgen können. Die unabhängige dritte Partei leitet die Meldung an das Büro für Sonderermittlungen am Hauptsitz von Hitachi Energy weiter.
Einschränkungen bei den Meldungen für einige EU-Länder
Auf Anweisung bestimmter europäischer Datenschutzbehörden dürfen Meldende mit Sitz in 10 EU-Ländern (Belgien, Dänemark, Frankreich, Deutschland, Griechenland, Luxemburg, Niederlande, Portugal, Spanien und Schweden) nur über zulässige Themen Meldung machen und haben über die Ethik-Hotline und das Ethik-Webportal Zugang zu einer erschöpfenden Liste der meldepflichtigen Kategorien.
Welche Art von Informationen muss ich zur Verfügung stellen?
Bitte beachten Sie bei Ihrer Meldung, dass die von Ihnen bereitgestellten Informationen oder Behauptungen zu Entscheidungen führen können, die Mitarbeiter von Hitachi Energy und andere an der Sache beteiligte Dritte betreffen. Wir bitten Sie daher, uns nur nach bestem Wissen und Gewissen genaue Informationen zu übermitteln.
Wir bitten Sie, so viele detaillierte Informationen wie möglich, alle relevanten Fakten (einschließlich Daten, was vorgefallen ist, wer beteiligt ist), Details und Erklärungen in Bezug auf Ihre Meldung anzugeben, damit das Büro für Sonderermittlungen (OSI) Ihre Meldung fair und gründlich untersuchen kann. Meldungen, die keine Einzelheiten enthalten oder nicht belegt werden können, rechtfertigen keine weitere Untersuchung oder Überprüfung.
Hitachi Energy bittet die Meldenden nachdrücklich, ihre Kontaktdaten anzugeben, damit während der Untersuchung eine Kontaktaufnahme gewährleistet werden kann. Die Kontaktdaten des Meldenden sind auch für die Untersuchung von Vorteil, falls das OSI weitere Informationen und Unterstützung von Ihnen benötigt. Meldungen können jedoch auch anonym erfolgen.
Hitachi Energy ergreift alle angemessenen Maßnahmen, um während des gesamten Meldeverfahrens die Vertraulichkeit zu gewährleisten, sodass Personen, die Meldungen einreichen, nicht befürchten müssen, dass ihre Identität oder ihr Anliegen unrechtmäßig offengelegt oder missbraucht wird. Beschwerden, die in gutem Glauben eingereicht werden, ziehen keine Sanktionen nach sich.
Nächste Schritte nach der Meldung
Alle Meldungen werden vom Büro für Sonderermittlungen (OSI) von Hitachi Energy entgegengenommen, das direkt dem Leiter der Integritätsabteilung von Hitachi Energy unterstellt ist. Das OSI entscheidet, ob es die Untersuchung weiterführt oder die Meldung gegebenenfalls an eine andere Stelle zur Untersuchung weiterleitet.
Das Büro für Sonderermittlungen wird alle relevanten Fakten zusammentragen und die Verwaltung der weitergeleiteten Integritätsberichte überwachen. Das OSI beschäftigt Ermittler, die mehreren Regionen zugewiesen sind.
Alle Meldungen werden einer angemessenen Untersuchung unterzogen und zu einem vollständigen Abschluss gebracht.
Hitachi Energy verfügt über ein Protokoll zur Umsetzung von Disziplinarmaßnahmen auf der Grundlage von Untersuchungsergebnissen.
Was nicht zu melden ist
Bei Integritätsbedenken stehen die oben beschriebenen Meldewege zur Verfügung. Beschwerden einzelner Mitarbeiter in Bezug auf die Arbeitsleistung und Beschwerden in Bezug auf die Beschäftigungsbedingungen sollten direkt an die Personalabteilung weitergeleitet werden und gelten nicht als Integritätsbedenken.