O que é possível informar em uma denúncia?
É obrigatório denunciar todas as violações ao Código de Ética e Conduta Comercial e ao Código de Conduta do Fornecedor do Grupo Hitachi, incluindo e não se limitando a:
- Questões de ética e conformidade, má conduta, fraude, corrupção, violação de registros financeiros, pagamentos facilitadores, conflitos de interesse, regulamentos antitruste ou uso de informações privilegiadas, roubos e desvios.
- Discriminação no local de trabalho, Assédio (sexual), Retaliação/Retribuição, Ações Disciplinares/Trabalhistas Indevidas.
- Violações à Saúde e Segurança no local de trabalho, Ameaças e violência física, Abuso de Álcool e Substâncias e questões Ambientais.
Os funcionários e interessados da Hitachi Energy (aqui denominados “Denunciantes”) devem reportar as violações suspeitas ou testemunhadas à lei, ao Código ou às políticas da empresa.
Como primeiro passo e sem prejuízo da questão em pauta, os denunciantes podem contatar sua gerência imediata ou áreas (como Integridade, RH ou Jurídico) para uma verificação inicial. As violações suspeitas ou observadas restantes à lei, ao Código de Ética e Conduta Comercial da Hitachi ou às políticas da empresa devem ser comunicadas pelo denunciante inicial ou sua gerência comercial por um dos canais abaixo:
- (preferível) o Ponto da Ética - (Portal Web) da Hitachi Global e o Ponto da Ética - (Linha direta) da Hitachi Global. Você será encaminhado à página do Grupo Hitachi. Selecione “Hitachi Energy” quando for perguntado (pelo operador ou no formulário on-line)
- (não preferido) alternativamente, os funcionários também podem reportar suas preocupações diretamente ao Departamento de Investigações Especiais, uma função corporativa dentro da Hitachi Energy na caixa postal * [email protected]; ou
- (não preferido) enviar correspondência física ao Departamento de Investigações Especiais: George Hintzenweg 81 - 3068 AX Rotterdam, The Netherlands.
Além disso, todos os envolvidos com um relacionamento comercial com a Hitachi Energy podem encaminhar denúncias usando o mesmo Portal Web ou Linha Direta de Ética Hitachi Energy descritos acima.
O Portal Web e a Linha Direta de Ética
Denúncias via Portal Web ou Linha Direta de Ética são recebidas e processadas por um prestador de serviços independente, que está disponível 24 horas por dia 7 dias por semana. Ao fim de sua denúncia, você receberá um número de identificação e um PIN para poder acompanhar o progresso da denúncia on-line ou por telefone. O terceirizado independente sempre encaminhará a denúncia ao Departamento de Investigações Especiais da Sede da Hitachi Energy.
A Linha Direta de Ética está disponível para cada país e os números de linha direta estão disponíveis na página Web do prestador de serviços externo.
Limitações aos relatórios em alguns países da UE
Em função de diretivas de algumas Autoridades de Proteção de Dados europeias, os denunciantes de 10 países da UE (Bélgica, Dinamarca, França, Alemanha, Grécia, Luxemburgo, Holanda, Portugal, Espanha e Suécia) só podem reportar em relação a problemas permitidos e contam com uma lista exaustiva de categorias de relatório possíveis à sua disposição na Linha Direta de Ética e no Portal Web de Ética.
Que tipo de informações devo fornecer?
Ao fazer sua denúncia, esteja ciente de que as informações entregues e alegações feitas podem resultar em decisões afetando funcionários da Hitachi Energy e outros terceiros envolvidos. Por isso, pedimos que todas as suas informações sejam exatas, dentro daquilo que você souber.
Encaminhe o máximo de informações detalhadas que puder, todos os fatos pertinentes (incluindo datas, ocorrências e envolvidos), dados e explicações pertinentes à denúncia para que o Departamento de Investigações Especiais (OSI) a investigue de forma justa e completa.
A Hitachi Energy encoraja fortemente os denunciantes a darem suas informações de contato para que se possa manter o contato durante as investigações. Ter os dados de contato de um denunciante também beneficia a investigação no caso de o OSI precisar de mais informações e ajuda de sua parte. Mas é possível denunciar de forma anônima.
A Hitachi Energy tomará todas as medidas razoáveis para garantir a confidencialidade durante o processo de denúncia, então os denunciantes não precisam temer a divulgação inadequada ou abuso de suas identidades ou problemas. Queixas feitas de boa-fé não exporão o denunciante a sanções.
Próximas etapas após a denúncia
Todas as denúncias chegam ao Departamento de Investigações Especiais da Hitachi Energy (OSI), que se reporta diretamente ao Diretor de Integridade da Hitachi Energy. O OSI decidirá quanto à execução de investigações ou encaminhamento da denúncia a outro órgão para investigação, conforme seja apropriado.
O Departamento de Investigações Especiais coletará todos os fatos pertinentes e supervisionará a gestão das denúncias de integridade encaminhadas. O OSI tem investigadores com dedicação integral trabalhando em múltiplas regiões.
Todas as denúncias são investigadas apropriadamente e concluídas.
A Hitachi Energy tem um protocolo de implementação de decisões disciplinares baseado nos resultados das investigações.
O que não se dever reportar
Os Canais de Comunicação descritos acima estão disponíveis para problemas de integridade. Queixas de ordem pessoal dos funcionários ou referentes a desempenho no trabalho, bem como aquelas relativas aos termos e condições de emprego, devem ser encaminhadas diretamente ao RH e, por sua natureza, não são consideradas questões de integridade.