Sólido conjunto de controles internos
As regulamentações corporativas da Hitachi Energy reforçam as seguintes áreas:
- Suborno e corrupção são proibidos em todas as negociações comerciais, seja com funcionários públicos ou parceiros de negócios do setor privado. Via de regra, pagamentos de facilitação não são permitidos.
- Uma devida diligência fundamentada é obrigatória antes da nomeação de representantes da Hitachi Energy, tais como agentes e distribuidores locais terceirizados. Processos de aprovação centralizados e transparentes, com controles apropriados sobre o desempenho, são obrigatórios antes de qualquer pagamento de remuneração.
- Doações (inclusive contribuições políticas e beneficentes) e patrocínios estão sujeitos a políticas e controles internos detalhados
- A política de presentes, entretenimento e despesas define limites, processos de aprovação e documentação, com controles adicionais para funcionários públicos.
- Acordos com prestadores de serviços terceirizados e parceiros de consórcio são alinhados ao compromisso da Hitachi Energy com a integridade no cumprimento do contrato, inclusive compromissos de não violar as leis antissuborno. Os fornecedores devem também manter padrões de integridade que sejam satisfatórios para a Hitachi Energy, além de concordar com o Código de Conduta de Fornecedores da Hitachi Energy.
- Presentes, entretenimento e despesas
- Patrocínios e doações
- Nomeação de representantes
Nosso sucesso como empresa é baseado na qualidade e na confiabilidade de nossos produtos e serviços. Para resguardar nossa reputação, clientes e partes interessadas podem ter a certeza de que só damos ou recebemos presentes e entretenimento comerciais legítimos e razoáveis.
Nossa regulamentação corporativa sobre presentes, entretenimento e despesas abrange tanto o ato de dar quanto o de receber. Como empresa, respeitamos os limites globais e os processos de aprovação, levando em consideração os padrões locais nas várias regiões em que atuamos.
Reconhecemos também que outras empresas e clientes muitas vezes têm seus próprios códigos de conduta a cumprir. Temos o compromisso de jamais colocar alguém em uma posição de violar suas regras. Nosso processo de aprovação controlado e transparente com relação a presentes, entretenimento e despesas serve de apoio para nossos funcionários para que eles possam se sentir confiantes de que não estão cruzando a linha.
Além disso, controles adicionais foram desenvolvidos para funcionários públicos. Funcionários de empresas estatais ou controladas pelo governo estão sujeitos a esses padrões mais restritos.
Para determinar se presentes, entretenimentos ou despesas são apropriados, cada funcionário deverá considerar os seguintes critérios:
- Feito pelo motivo certo: O presente, entretenimento ou despesa deve ser dado como ato de gratidão, amizade e hospitalidade ou respaldado por contrato e feito de boa-fé;
- Sem obrigação: O presente, entretenimento ou despesa não implica obrigação por parte do destinatário;
- Sem expectativa: Expectativas não são criadas sobre a pessoa do doador ou um associado do doador nem têm importância maior por parte do doador do que a que o destinatário daria a tal transação;
- Feito com transparência: Se feito em segredo, o propósito será suspeito;
- Sem uso indevido de despesas: O pagamento ou reembolso de despesas não será usado indevidamente para ocultar presentes ou entretenimentos inadequados;
- Apropriado: A natureza do presente, entretenimento ou despesa é apropriada e está alinhada com as práticas gerais de negócios, bem como com os padrões culturais e éticos locais;
- Legalidade: Está em conformidade com as leis do país onde é feito e com quaisquer outras leis aplicáveis;
- Em conformidade com as regras do destinatário: O presente, entretenimento ou despesa atende às regras ou ao código de conduta da empresa ou organização na qual o destinatário está empregado;
- Pouco frequente: O ato de dar ou receber não é um acontecimento regular entre o doador e o destinatário;
- Sem dinheiro: O presente não será dado na forma de dinheiro ou empréstimo, nem cheque ou vale-compras, vales-presente, cupons ou equivalente em dinheiro;
- Sem conflito de interesses: Evite situações de conflito de interesses ao dar ou receber presentes, entretenimentos ou despesas;
- Saúde e segurança: Ao aceitar ou convidar para um entretenimento, sempre considere os aspectos de saúde e segurança;
- Documentação: Presentes, entretenimentos e despesas devem ser documentados de maneira completa e correta na Área de Trabalho de Conformidade em Presentes, Entretenimento e Despesas, em livros e registros e em quaisquer outros sistemas ou ferramentas.