Normas e políticas
Para orientar os funcionários e evitar problemas de integridade, a Hitachi Energy elaborou um conjunto de regulamentações globais que manterão nossa posição como empresa de classe mundial com tolerância zero para comportamento ilícito ou antiético.
As regulamentações corporativas fornecem diretrizes específicas para a aplicação prática do Código de Conduta da Hitachi Energy em nossas atividades diárias. Com um sólido conjunto de controles internos e uma imagem nítida do que é esperado da nossa comunidade Hitachi Energy, procuramos criar uma cultura de integridade que se reflita em nosso comportamento.
Sólido conjunto de controles internos
As regulamentações corporativas da Hitachi Energy reforçam as seguintes áreas:
- Suborno e corrupção são proibidos em todas as negociações comerciais, seja com funcionários públicos ou parceiros de negócios do setor privado. Via de regra, pagamentos de facilitação não são permitidos.
- Uma devida diligência fundamentada é obrigatória antes da nomeação de representantes da Hitachi Energy, tais como agentes e distribuidores locais terceirizados. Processos de aprovação centralizados e transparentes, com controles apropriados sobre o desempenho, são obrigatórios antes de qualquer pagamento de remuneração.
- Doações (inclusive contribuições políticas e beneficentes) e patrocínios estão sujeitos a políticas e controles internos detalhados
- A política de presentes, entretenimento e despesas define limites, processos de aprovação e documentação, com controles adicionais para funcionários públicos.
- Acordos com prestadores de serviços terceirizados e parceiros de consórcio são alinhados ao compromisso da Hitachi Energy com a integridade no cumprimento do contrato, inclusive compromissos de não violar as leis antissuborno. Os fornecedores devem também manter padrões de integridade que sejam satisfatórios para a Hitachi Energy, além de concordar com o Código de Conduta de Fornecedores da Hitachi Energy.
- Presentes, entretenimento e despesas
- Patrocínios e doações
- Nomeação de representantes
Nosso sucesso como empresa é baseado na qualidade e na confiabilidade de nossos produtos e serviços. Para resguardar nossa reputação, clientes e partes interessadas podem ter a certeza de que só damos ou recebemos presentes e entretenimento comerciais legítimos e razoáveis.
Nossa regulamentação corporativa sobre presentes, entretenimento e despesas abrange tanto o ato de dar quanto o de receber. Como empresa, respeitamos os limites globais e os processos de aprovação, levando em consideração os padrões locais nas várias regiões em que atuamos.
Reconhecemos também que outras empresas e clientes muitas vezes têm seus próprios códigos de conduta a cumprir. Temos o compromisso de jamais colocar alguém em uma posição de violar suas regras. Nosso processo de aprovação controlado e transparente com relação a presentes, entretenimento e despesas serve de apoio para nossos funcionários para que eles possam se sentir confiantes de que não estão cruzando a linha.
Além disso, controles adicionais foram desenvolvidos para funcionários públicos. Funcionários de empresas estatais ou controladas pelo governo estão sujeitos a esses padrões mais restritos.
Para determinar se presentes, entretenimentos ou despesas são apropriados, cada funcionário deverá considerar os seguintes critérios:
- Feito pelo motivo certo: O presente, entretenimento ou despesa deve ser dado como ato de gratidão, amizade e hospitalidade ou respaldado por contrato e feito de boa-fé;
- Sem obrigação: O presente, entretenimento ou despesa não implica obrigação por parte do destinatário;
- Sem expectativa: Expectativas não são criadas sobre a pessoa do doador ou um associado do doador nem têm importância maior por parte do doador do que a que o destinatário daria a tal transação;
- Feito com transparência: Se feito em segredo, o propósito será suspeito;
- Sem uso indevido de despesas: O pagamento ou reembolso de despesas não será usado indevidamente para ocultar presentes ou entretenimentos inadequados;
- Apropriado: A natureza do presente, entretenimento ou despesa é apropriada e está alinhada com as práticas gerais de negócios, bem como com os padrões culturais e éticos locais;
- Legalidade: Está em conformidade com as leis do país onde é feito e com quaisquer outras leis aplicáveis;
- Em conformidade com as regras do destinatário: O presente, entretenimento ou despesa atende às regras ou ao código de conduta da empresa ou organização na qual o destinatário está empregado;
- Pouco frequente: O ato de dar ou receber não é um acontecimento regular entre o doador e o destinatário;
- Sem dinheiro: O presente não será dado na forma de dinheiro ou empréstimo, nem cheque ou vale-compras, vales-presente, cupons ou equivalente em dinheiro;
- Sem conflito de interesses: Evite situações de conflito de interesses ao dar ou receber presentes, entretenimentos ou despesas;
- Saúde e segurança: Ao aceitar ou convidar para um entretenimento, sempre considere os aspectos de saúde e segurança;
- Documentação: Presentes, entretenimentos e despesas devem ser documentados de maneira completa e correta na Área de Trabalho de Conformidade em Presentes, Entretenimento e Despesas, em livros e registros e em quaisquer outros sistemas ou ferramentas.