Una solida serie di controlli interni
Le normative aziendali di Hitachi Energy rafforzano quanto segue:
- Corruzione e concussione sono vietate in tutti i rapporti commerciali, sia con funzionari pubblici sia con partner commerciali del settore privato. Di norma non sono consentiti i pagamenti agevolanti.
- È imperativa una verifica sostanziale approfondita prima della nomina dei rappresentanti di Hitachi Energy, come agenti e distributori locali terzi. I processi di approvazione centralizzati e trasparenti con controlli appropriati delle prestazioni sono obbligatori prima di pagare qualsiasi retribuzione.
- Le donazioni (compresi i contributi politici e di beneficenza) e le sponsorizzazioni sono soggette a politiche e controlli interni minuziosi
- La politiche su regali, intrattenimenti e spese definisce i limiti, i processi di approvazione e la relativa documentazione, con controlli aggiuntivi per i funzionari pubblici.
- Gli accordi con subappaltatori e partner di consorzi sono in linea con l’impegno di Hitachi Energy per l’integrità nell’esecuzione del contratto, compresi gli impegni a non violare le leggi anticorruzione. I fornitori devono inoltre mantenere standard di integrità soddisfacenti per Hitachi Energy e accettare il Codice di condotta per i fornitori di Hitachi Energy.
- Regali, intrattenimenti e spese
- Sponsorizzazioni e donazioni
- Scelta dei rappresentanti
Il nostro successo come azienda si basa sulla qualità e sull’affidabilità dei nostri prodotti e servizi. A salvaguardia della nostra reputazione garantiamo a clienti e parti interessate che offriamo e accettiamo solo regali e intrattenimenti aziendali legittimi e ragionevoli.
La nostra normativa aziendale su regali, intrattenimenti e spese riguarda sia l’offerta sia la ricezione. Come azienda, rispettiamo le soglie globali e i processi di approvazione, tenendo conto degli standard locali nelle varie regioni in cui operiamo.
Siamo consapevoli che anche altre aziende e clienti spesso hanno un proprio codice di condotta da rispettare e ci impegniamo a non spingere mai nessuno a violare i propri impegni. Il nostro processo di approvazione controllato e trasparente per regali, intrattenimenti e spese aiuta i dipendenti a non superare i limiti.
Inoltre sono stati sviluppati controlli aggiuntivi per i funzionari pubblici. I dipendenti di società controllate o di proprietà del governo sono soggetti a questi standard più rigorosi.
Al fine di determinare se regali, intrattenimenti o spese sono appropriati, ogni dipendente deve applicare i criteri seguenti:
- Per il motivo giusto: Il Dono, l’Intrattenimento o la Spesa devono essere forniti come atto di apprezzamento, amicizia, ospitalità o mandato per contratto e fatti in buona fede;
- Nessun obbligo: Il Regalo, l’Intrattenimento o la Spesa non pongono il destinatario sotto alcun obbligo;
- Nessuna aspettativa: il donatore o un suo collaboratore non ha delle aspettative ovvero hanno una rilevanza maggiore per il donatore rispetto a quella che il destinatario attribuirebbe a tale transazione;
- Realizzato apertamente: se fatti in segreto, la finalità diviene sospetta;
- Nessun uso improprio delle spese: Il pagamento o il rimborso delle Spese non devono essere utilizzati in modo improprio per nascondere doni o intrattenimenti inappropriati;
- Appropriato: La natura del Regalo, dell’Intrattenimento o delle Spese è appropriata ed è in linea sia con le pratiche aziendali generali che con gli standard culturali ed etici locali;
- Legalità: sono conformi alle leggi del Paese in cui vengono offerti e a tutte le altre leggi applicabili;
- In ottemperanza con le regole del destinatario: regali, intrattenimenti o spese rispettano le regole o il codice di condotta dell’azienda o dell’organizzazione in cui è impiegato il destinatario;
- Infrequente: dare e ricevere non sono azioni che avvengono regolarmente tra il donatore e il destinatario;
- Nessun contante: i regali non devono avvenire sotto forma di denaro contante o prestito, né di assegno o voucher d’acquisto, carte regalo, coupon o equivalente in contanti;
- Nessun conflitto di interessi: Evitare situazioni di conflitto di interessi quando si danno o si ricevono doni, intrattenimenti o spese;
- Salute e sicurezza: Quando si accetta o si invita per l’intrattenimento, considerare sempre gli aspetti relativi alla salute e alla sicurezza;
- Documentazione: Il GEE deve essere documentato in modo completo e accurato in GEE Compliance Desktop, in libri e registri e in qualsiasi altro sistema o strumento.