Cosa si può segnalare?
Tutte le violazioni del Codice etico e di condotta aziendale del Gruppo Hitachi e del Codice di condotta dei fornitori devono essere segnalate, tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:
- Problemi di etica e conformità, condotta scorretta, frode, corruzione, violazione dei documenti contabili, pagamenti agevolanti, conflitti di interesse, norme sull’insider trading o antitrust, furto, appropriazione indebita.
- Discriminazione sul posto di lavoro, molestie (sessuali), ritorsioni/retribuzioni, impiego improprio/azioni disciplinari.
- Violazioni della salute e della sicurezza sul posto di lavoro, minacce e violenza fisica, abuso di alcol e sostanze e criticità ambientali.
I dipendenti e gli stakeholder di Hitachi Energy (di seguito "Segnalatori") devono segnalare le violazioni sospette o osservate della legge, del CdC o delle politiche aziendali.
In prima istanza, i segnalatori possono contattare i loro responsabili diretti o le funzioni di riferimento (ad es. integrity, legale, Risorse umane) per una prima valutazione. Le restanti violazioni della legge, del Codice etico e di condotta aziendale di Hitachi o delle politiche aziendali ancora sospette o sotto osservazione devono essere segnalate dal segnalatore iniziale o dalla sua direzione aziendale attraverso uno dei canali seguenti:
- (preferito) theEthics Point- Hitachi Global (Portale Web) edEthicsPoint- Hitachi Global (Hotline). Sarai collegato al sito del Gruppo Hitachi. Scegliere “Hitachi Energy” quando viene posta la domanda (da parte dell’operatore o nel modulo online)
- (non preferibile) in alternativa i dipendenti possono segnalare i propri dubbi e sospetti direttamente all’Ufficio Indagini Speciali, unità aziendale di Hitachi Energy, tramite la casella di posta elettronica [email protected]; o
- (non preferibile) inviare la corrispondenza per posta all'Ufficio investigazioni speciali: George Hintzenweg 81 - 3068 AX Rotterdam, The Netherlands.
Inoltre tutti gli stakeholder che hanno un rapporto commerciale con Hitachi Energy possono presentare una segnalazione utilizzando lo stesso Portale web per l’etica di Hitachi Energy o la Linea diretta per l’etica, come descritto sopra.
L’Ethics Web Portal e l’Ethics Hotline
Le segnalazioni tramite hotline e portale sono ricevute ed elaborate da un fornitore di servizi indipendente, disponibile 24 ore al giorno, 7 giorni su 7. Al termine della segnalazione l’utente riceverà un numero di identificazione della segnalazione e un PIN che gli consentiranno di seguire l’andamento della segnalazione online o per telefono. Il fornitore terzo inoltra quindi la segnalazione all’Ufficio Indagini Speciali presso la sede centrale di Hitachi Energy.
L’Ethics Hotline è disponibile per ogni Paese e i numeri sono riportati sul sito web del fornitore del servizio.
Limitazioni alle segnalazioni per alcuni Paesi dell’UE
In conformità con le direttive di alcune Autorità europee per la protezione dei dati i segnalatori con sede in 10 Paesi dell’UE (Belgio, Danimarca, Francia, Germania, Grecia, Lussemburgo, Paesi Bassi, Portogallo, Spagna, Svezia) potranno effettuare segnalazioni solo su argomenti ammessi e avranno a disposizione un elenco esaustivo di categorie segnalabili sulla Ethics Hotline e sull’Ethics Web Portal.
Che tipo di informazioni devo fornire?
Nel fare la segnalazione, occorre tener presente che le informazioni fornite e le accuse mosse potrebbero comportare decisioni che riguardano i dipendenti di Hitachi Energy e terze parti coinvolte nel caso. È quindi importante che le informazioni siano il più possibile accurate.
È necessario fornire informazioni il più possibile dettagliate, tutti i fatti rilevanti (comprese le date, ciò che è accaduto, chi è coinvolto), i dettagli e le spiegazioni relative alla segnalazione, in modo che l’Ufficio Indagini Speciali (OSI, Office of Special Investigations) possa indagare in maniera imparziale e rigorosa. Le segnalazioni che mancano di dettagli o che non possono essere comprovate non saranno ritenute meritevoli di indagini o verifiche ulteriori.
Hitachi Energy incoraggia vivamente i segnalatori a fornire i propri recapiti in modo da poter mantenere i contatti per tutta la durata dell’indagine. Disporre dei recapiti del segnalatore è utile anche per l’indagine, nel caso in cui l’OSI necessiti di ulteriori informazioni e assistenza da parte di chi segnala. Tuttavia le segnalazioni possono essere effettuate in forma anonima.
Hitachi Energy adotterà le misure adeguate a garantire la riservatezza durante l’intero processo istruttorio, così che i segnalatori non abbiano a temere che la propria identità o il proprio caso possano essere divulgati o sfruttati impropriamente. I reclami presentati in buona fede non esporranno a sanzioni alcun segnalatore.
Passaggi successivi dopo la segnalazione
Tutte le segnalazioni arrivano all’Ufficio Indagini Speciali (OSI, Office of Special Investigations) di Hitachi Energy, che riferisce direttamente all’Head of Integrity di Hitachi Energy. L’OSI decide se condurre l’indagine o, se è il caso, affidarla a un altro reparto.
L’Ufficio investigazioni speciali raccoglierà tutti i fatti rilevanti e supervisionerà la gestione delle segnalazioni. L’OSI ha investigatori dedicati che lavorano in più regioni.
Tutte le segnalazioni sono sottoposte a un’indagine appropriata, fino alla chiusura del caso.
Hitachi Energy dispone di un protocollo per l’attuazione di provvedimenti disciplinari basati sui risultati delle indagini.
Cosa non segnalare
I canali di segnalazione sopra descritti sono riservati alle segnalazioni riguardanti i problemi di integrità. I reclami dei singoli dipendenti relativi alle prestazioni lavorative e i reclami relativi ai termini e alle condizioni di impiego devono essere inoltrati direttamente alle risorse umane e non sono considerati, per loro natura, problemi di integrità.