Documentation Specialist (f/m/d)

Die Möglichkeit

In dieser zentralen Rolle unterstützen Sie unser Project-Management-Team am Standort Wien durch eine effiziente und verlässliche Dokumentenverwaltung. Sie sind verantwortlich für den gesamten Lebenszyklus der Projektdokumentation – von der Erstellung über die Verteilung bis hin zur strukturierten und systematischen Ablage aller erforderlichen Dokumente. Als zentrale Schnittstelle zwischen Projektmanagement, Engineering und Field Service stellen Sie eine reibungslose Kommunikation sowie die Einhaltung aller relevanten Vorgaben sicher.

Wir suchen eine Person mit hoher Affinität zu IT‑Tools und strukturierten Prozessen, ausgeprägtem Qualitätsbewusstsein und einem guten Verständnis für Kundenanforderungen. Wenn Sie diese Stärken mit einer detailorientierten und organisierten Arbeitsweise, Kreativität, Teamgeist und einer offenen Denkweise verbinden, bietet diese Position eine hervorragende Entwicklungschance.

Das können Sie bewirken

• Registrierung, Übermittlung, Aktualisierung und Archivierung technischer Projektdokumente (Zeichnungen, Spezifikationen, Protokolle, etc.).
• Pflege und kontinuierliche Aktualisierung des Document Management Systems (DMS).
• Erstellung der Project Document List in Zusammenarbeit mit allen Fachbereichen – inklusive der Liste der mit dem Kunden auszutauschenden Dokumente.
• Koordination mit internen Fachbereichen und Kunden, um eine termingerechte Dokumentenlieferung und vollständige Rückverfolgbarkeit sicherzustellen.
• Enge Zusammenarbeit mit Project Management, Engineering und Terminplanung zur Überwachung des Dokumentenstatus, Aktualisierung von Terminplan-Daten sowie Steuerung interner und externer Dokumenten-Workflows.
• Erstellung regelmäßiger Dokumentenstatusberichte.
• Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensstandards und Dokumentationsprozessen.
• Prüfung technischer Spezifikationen zur Identifikation projektbezogener Dokumentationsanforderungen.
• Schulung und Unterstützung von Anwendern im Umgang mit dem Dokumentenmanagement-Tool.

Ihr Hintergrund

• Abschluss im Bereich Information & Dokumentation / Bibliothekswissenschaften (oder vergleichbar); alternativ technischer Abschluss mit nachweislicher Erfahrung im Dokumentenmanagement in Engineering-Unternehmen.
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Bereich Document Control in Engineering- oder Industrieunternehmen.
• Anwenderkenntnisse gängiger Dokumentenmanagement-Tools (z. B. InEight, SharePoint).
• Kenntnisse in ACC- und BIM-Umgebungen sind von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint).
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Deutschkenntnisse sind von Vorteil.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Detailgenauigkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten.

Mehr über uns 

• Herausfordernde und abwechslungsreiche Rolle in einem international erfolgreichen Umfeld

• Langfristige Perspektive zu einer internen Weiterentwicklung gegeben 

• Kostenlose Ladestation für Elektroautos und kostenlose Parkplätze für Mitarbeiter*innen

• Frisches Obst und ausgezeichnetes Mittagessen in der Betriebskantine (Tgl. Essenszuschuss i. H. v. 8€) 

• Jahreskarte für öffentliche Verkehrsmittel und Bike-Leasing 

• Verschiedene Mitarbeiter*innen-Veranstaltungen und Betriebsausflüge 

• Diverse Sozialleistungen (Geburtengabe, Heiratsgabe, etc.)

Das Mindestgrundgehalt gemäß des Kollektivvertrages (Mitarbeitende in der Elektroindustrie) startet bei EUR 3.775,25 brutto pro Monat. Wobei für uns eine marktkonforme Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung selbstverständlich ist.