En stark uppsättning internkontroller
Våra företagsbestämmelser för Hitachi Energy stärker följande områden:
- Mutor och korruption är förbjudet i alla affärsförbindelser, både med offentliga tjänstemän och affärspartner inom den privata sektorn. I regel är underlättande betalningar inte tillåtna.
- Substansbaserad due diligence är obligatorisk innan Hitachi Energy-representanter utses, såsom tredje parts lokala ombud och distributörer. Centraliserade och transparenta godkännandeprocesser med lämpliga kontroller av prestanda är obligatoriska före eventuella ersättningar.
- Donationer (inkl. politiska bidrag och välgörenhetsbidrag) och sponsring omfattas av detaljerade interna policyer och kontroller
- Policyn för gåvor, underhållning och utgifter definierar tröskelvärden, godkännandeprocesser och deras dokumentation, med ytterligare kontroller för offentliga tjänstemän.
- Avtal med underleverantörer och konsortiepartner är i linje med Hitachi Energys åtagande om integritet vid utförandet av avtalet, inklusive åtaganden om att inte bryta mot lagar mot mutor. Leverantörer måste också upprätthålla integritetsstandarder som är tillfredsställande för Hitachi Energy och godkänna Hitachi Energys uppförandekod för leverantörer.
- Gåvor, underhållning och utgifter
- Sponsring och donationer
- Utnämning av representanter
Vår framgång som företag baseras på kvaliteten och tillförlitligheten i våra produkter och tjänster. För att skydda vårt rykte kan våra kunder och intressenter lita på att vi endast ger eller tar emot legitima och rimliga affärsgåvor och underhållning.
Våra företagsregler om gåvor, underhållning och utgifter omfattar både givande och mottagande. Som företag respekterar vi globala tröskelvärden och godkännandeprocesser, med hänsyn till lokala standarder i de olika regioner där vi bedriver verksamhet.
Vi inser också att andra företag och kunder ofta har sina egna uppförandekoder att följa, och vi är fast beslutna att aldrig sätta någon i en position att bryta mot sina åtaganden. Vår kontrollerade och transparenta godkännandeprocess för gåvor, underhållning och utgifter tjänar till att stödja våra anställda så att de kan känna sig säkra på att de inte går över gränsen.
Dessutom har ytterligare kontroller utvecklats för offentliga tjänstemän. Anställda i statligt ägda eller kontrollerade företag omfattas av dessa förhöjda standarder.
För att avgöra om gåvor, underhållning eller utgifter är lämpliga bör varje anställd överväga följande kriterier:
- Ges den av rätt anledning: Gåvan, underhållningen eller utgifterna ska ges för att visa uppskattning, vänskap, gästfrihet eller enligt avtal och den ska ges i god tro.
- Ingen skyldighet: Gåvan, underhållningen eller utgiften utsätter inte mottagaren för någon skyldighet.
- Inga förväntningar: Förväntningar skapas inte hos givaren eller en medarbetare till givaren eller har en högre betydelse knuten till den av givaren än mottagaren skulle ge en sådan transaktion.
- Ges öppet: Om det görs i hemlighet kommer syftet att vara misstänkt.
- Inget missbruk av utgifter: Betalning eller ersättning av utgifter får inte missbrukas för att dölja olämpliga gåvor eller underhållning.
- Lämplig: Gåvan, underhållningen eller utgifterna är av lämplig karaktär och i linje med såväl allmänna affärsmetoder som kulturella och etiska standarder.
- Laglighet: Den överensstämmer med lagarna i det land där den görs och alla andra tillämpliga lagar.
- Uppfyller mottagarens regler: Gåvan, underhållningen eller utgiften uppfyller reglerna eller uppförandekoden för det företag eller den organisation där den mottagande personen är anställd.
- Oregelbundet: Sådant givande eller mottagande sker inte regelbundet mellan givaren och mottagaren.
- Inga kontanter: Gåvan får inte vara i form av kontanter eller ett lån och inte heller checkar, presentkort, kuponger eller motsvarande.
- Inga intressekonflikter: Undvika situationer med intressekonflikter när du ger eller tar emot gåvor, underhållning eller utgifter.
- Hälsa och säkerhet: När du accepterar eller bjuder in till underhållning ska du alltid ta hänsyn till hälso- och säkerhetsaspekterna.
- Dokumentation: GEE måste dokumenteras fullständigt och korrekt i GEE Compliance Desktop, i bokföring och register och andra system eller verktyg.