Co można zgłosić?
Należy zgłaszać wszystkie naruszenia Kodeksu etyki i postępowania w biznesie grupy Hitachi oraz Kodeksu postępowania dla dostawców, a w szczególności:
- problemy dotyczące etyki i zgodności z przepisami, niewłaściwe postępowanie, oszustwa, korupcję, naruszenia dokumentacji finansowej, gratyfikacje, konflikty interesów, wykorzystywanie informacji poufnych w obrocie papierami wartościowymi, naruszenia przepisów antymonopolowych, kradzież, defraudację;
- dyskryminację w miejscu pracy, nękanie (w tym na tle seksualnym), działania odwetowe, niewłaściwe zachowania związane z zatrudnieniem i środkami dyscyplinarnymi;
- naruszenia BHP, groźby i przemoc fizyczną, nadużywanie alkoholu i substancji odurzających oraz kwestie dotyczące środowiska.
Pracownicy i interesariusze firmy Hitachi Energy (zwani dalej „osobami zgłaszającymi”) powinni zgłaszać podejrzewane lub zaobserwowane naruszenia prawa, Kodeksu postępowania lub zasad firmy.
Jako pierwszy krok, jeśli nie szkodzi to danej sprawie, Osoby zgłaszające mogą się skontaktować ze swoim bezpośrednim kierownictwem lub odpowiednim działem (np. działem ds. uczciwości, prawnym, kadr) w celu przeprowadzenia wstępnej kontroli. Pozostałe podejrzewane lub zaobserwowane naruszenia prawa, Kodeksu etyki i postępowania w biznesie firmy Hitachi lub zasad firmy powinny być zgłaszane przez Osobę zgłaszającą lub jej przełożonych za pośrednictwem jednego z następujących kanałów:
- (preferowane) Ethics Point – Hitachi Global (portal internetowy) oraz EthicsPoint – Hitachi Global (infolinia). Nastąpi połączenie z witryną grupy Hitachi. Należy wybrać opcję „Hitachi Energy”, gdy operator zada pytanie (lub zostanie ono zadane w formularzu online)
- (niepreferowane) pracownicy mogą również zgłaszać swoje wątpliwości bezpośrednio w biurze ds. badań specjalnych, które jest działem korporacji Hitachi Energy, wysyłając wiadomość e-mail na adres [email protected] lub
- (niepreferowane) wysyłając korespondencję pocztą do biura ds. badań specjalnych: George Hintzenweg 81 – 3068 AX Rotterdam, Holandia.
Ponadto wszyscy interesariusze ,którzy mają relacje biznesowe z firmą Hitachi Energy, mogą dokonać zgłoszenia za pośrednictwem tego samego portalu internetowego Hitachi Energy poświęconego etyce lub infolinii ds. etyki, w sposób opisany powyżej.
Portal internetowy dotyczący etyki i Infolinia ds. etyki
Zgłoszenia przekazywane za pośrednictwem infolinii ds. etyki i portalu internetowego dotyczącego etyki są odbierane i przetwarzane przez niezależnego usługodawcę 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Po przesłaniu zgłoszenia otrzymasz numer identyfikacyjny zgłoszenia i numer PIN, dzięki którym będziesz mieć możliwość śledzenia postępów online lub telefonicznie. Niezależna strona trzecia przekazuje zgłoszenie do biura ds. badań specjalnych w siedzibie głównej Hitachi Energy.
Infolinia ds. etyki jest dostępna we wszystkich krajach, a numery infolinii są zamieszczone na stronie internetowej zewnętrznego usługodawcy.
Ograniczenia dotyczące raportowania obowiązujące w niektórych krajach UE
Ze względu na zalecenia niektórych europejskich organów ochrony danych osoby zgłaszające z siedzibą w 10 krajach UE (Belgia, Dania, Francja, Niemcy, Grecja, Luksemburg, Holandia, Portugalia, Hiszpania, Szwecja) będą mogły zgłaszać wyłącznie wątpliwości dotyczące dozwolonych kwestii i będą mieć dostęp do pełnej listy kategorii podlegających zgłoszeniu w infolinii ds. etyki i portalu internetowym dotyczącym etyki.
Jakiego rodzaju informacje muszę przekazać?
Podczas dokonywania zgłoszenia należy pamiętać, że podane informacje lub zarzuty mogą skutkować decyzjami mającymi wpływ na pracowników firmy Hitachi Energy i inne osoby trzecie zaangażowane w sprawę. W związku z tym uprzejmie prosimy o przekazywanie nam wyłącznie dokładnych informacji zgodnie z Twoją najlepszą wiedzą.
Prosimy o podanie jak najbardziej szczegółowych informacji, wszystkich istotnych faktów (w tym dat, tego, co się stało, kto brał udział w zdarzeniu), szczegółów i wyjaśnień dotyczących zgłoszenia, aby biuro ds. badań specjalnych (OSI) mogło zbadać zgłoszenie dokładnie i podjąć sprawiedliwą decyzję. Zgłoszenia, które nie zawierają szczegółów lub których nie można uzasadnić, nie stanowią podstawy do dalszego badania lub przeglądu.
Firma Hitachi Energy zachęca osoby zgłaszające do podania swoich danych kontaktowych, aby można było z nimi utrzymywać kontakt przez cały czas trwania badania. Posiadanie danych kontaktowych osoby zgłaszającej jest ponadto korzystne w przypadku, gdy biuro OSI będzie chciało uzyskać dodatkowe informacje lub pomoc. Zgłoszeń można jednak dokonywać również anonimowo.
Firma Hitachi Energy podejmie wszelkie uzasadnione kroki w celu zapewnienia poufności podczas procesu zgłaszania, tak aby osoby zgłaszające nie obawiały się, że ich tożsamość lub problem zostaną niewłaściwie wykorzystane lub ujawnione. Wątpliwości zgłoszone w dobrej wierze nie narażą osoby zgłaszającej na sankcje.
Kolejne kroki po zgłoszeniu
Wszystkie zgłoszenia trafiają do biura ds. badań specjalnych (OSI) Hitachi Energy, które podlega bezpośrednio kierownikowi ds. uczciwości w firmie Hitachi Energy. OSI podejmie decyzję o przeprowadzeniu badania lub skierowaniu zgłoszenia do innego działu w celu przeprowadzenia jego analizy, jeśli będzie to stosowne.
Biuro ds. badań specjalnych będzie gromadzić wszystkie istotne fakty i nadzorować zarządzanie wszelkimi raportami dotyczącymi uczciwości, do których nawiązano. W biurze tym pracują wyspecjalizowani badacze odpowiedzialni za różne regiony.
Wszystkie zgłoszenia podlegają odpowiedniemu badaniu i pełnemu wyjaśnieniu.
Firma Hitachi Energy posiada ponadto protokół wdrażania decyzji dyscyplinarnych opartych na wynikach badania.
Czego nie należy zgłaszać
Kanały zgłaszania opisane powyżej są dostępne w przypadku wątpliwości dotyczących uczciwości. Skargi i wątpliwości zgłaszane przez poszczególnych pracowników związane z wynikami pracy oraz skargi związane z warunkami zatrudnienia należy kierować bezpośrednio do działu kadr i nie są z natury uznawane za obawy dotyczące uczciwości.