Standardy i zasady
Aby kierować pracownikami i zapobiegać zachowaniom niezgodnym z zasadami uczciwości, firma Hitachi Energy opracowała zestaw globalnych regulacji, które pozwolą jej zachować pozycję światowej klasy firmy nietolerującej nielegalnych i nieetycznych zachowań.
Przepisy korporacyjne zawierają szczegółowe wytyczne dotyczące praktycznego stosowania Kodeksu postępowania firmy Hitachi Energy w codziennej działalności. Dzięki silnemu zestawowi kontroli wewnętrznych i jasno wyrażonym oczekiwaniom wobec pracowników firma Hitachi Energy stara się tworzyć kulturę uczciwości odzwierciedloną w działaniach.
Zestaw skutecznych kontroli wewnętrznych
Przepisy korporacyjne Hitachi Energy ułatwiają stosowanie poniższych zasad:
- Łapownictwo i korupcja są zabronione we wszystkich transakcjach biznesowych, niezależnie od tego, czy dotyczą one urzędników państwowych, czy partnerów biznesowych z sektora prywatnego. Z zasady gratyfikacje są niedozwolone.
- Analiza due diligence oparta na rezetelnych danych jest obowiązkowa przed wyznaczeniem przedstawicieli firmy Hitachi Energy, takich jak lokalni agenci i dystrybutorzy będący podmiotami zewnętrznymi. Scentralizowane i przejrzyste procesy zatwierdzania z odpowiednimi mechanizmami kontroli wyników są obowiązkowe przed wypłatą wynagrodzenia.
- Darowizny (w tym darowizny na cele polityczne i charytatywne) oraz sponsoring podlegają szczegółowej polityce wewnętrznej i kontroli.
- Zasady dotyczące upominków, rozrywki i pokrycia wydatków określają progi, procesy zatwierdzania i dokumentację w tym zakresie, wraz z dodatkowymi kontrolami w przypadku kontaktów z urzędników państwowych.
- Umowy z podwykonawcami i partnerami konsorcjum są zgodne ze zobowiązaniem firmy Hitachi Energy do uczciwości w wykonywaniu umowy, w tym zobowiązaniami do nienaruszania przepisów antykorupcyjnych. Dostawcy muszą również przestrzegać standardów uczciwości, które są satysfakcjonujące dla firmy Hitachi Energy i które są zgodne z Kodeksem postępowania dla dostawców firmy Hitachi Energy.
- Upominki, rozrywka i pokrycie wydatków
- Sponsoring i darowizny
- Wyznaczenie przedstawicieli
Nasz sukces jako firmy opiera się na jakości i niezawodności naszych produktów i usług. Ponieważ chronimy naszą reputację, nasi klienci i interesariusze mogą mieć pewność, że będziemy wręczać lub przyjmować wyłącznie uzasadnione i zgodne z przepisami upominki i zaproszenia na imprezy kulturalno-rozrywkowe.
Nasze regulacje korporacyjne dotyczące upominków, rozrywki i pokrycia wydatków obejmują zarówno wręczanie, jak i przyjmowanie takich wyrazów wdzięczności. Jako firma stosujemy się do globalnych progów i procesów zatwierdzania, biorąc pod uwagę lokalne standardy w różnych regionach, w których prowadzimy działalność.
Zdajemy sobie również sprawę, że inne firmy i klienci często mają własny kodeks postępowania, którego należy przestrzegać i dokładamy wszelkich starań, aby nigdy nie stawiać nikogo w sytuacji naruszenia ich zobowiązań. Nasza kontrolowana i przejrzysta procedura zatwierdzania upominków, rozrywki i pokrycia wydatków ma na celu wspieranie naszych pracowników, aby mieli pewność, że nie przekraczają granicy.
Ponadto opracowano dodatkowe kontrole dla urzędników państwowych. Pracownicy firm będących własnością rządu lub kontrolowanych przez rząd podlegają tym podwyższonym standardom.
W celu ustalenia, czy upominki, rozrywka i pokrycie wydatków są zgodne z zasadami, każdy pracownik powinien wziąć pod uwagę następujące kryteria:
- Wręczane z właściwego powodu: Upominek, zaproszenie na imprezę kulturalno-rozrywkową lub pokrycie wydatków powinny być wręczane w ramach przyjaźni, gościnności, uznania lub być wymagane umową i dokonywane w dobrej wierze.
- Nietworzące zobowiązań: Upominek, zaproszenie na imprezę kulturalno-rozrywkową lub pokrycie wydatków nie powinny się wiązać dla odbiorcy z żadnymi zobowiązaniami.
- Brak oczekiwań: Osoba wręczająca ani jej pracownicy nie mają większych oczekiwań wobec osoby obdarowanej ani nie przywiązują do takiego upominku większej wagi niż osoba obdarowywana.
- Jawne: Jeśli upominek zostanie wręczony w tajemnicy, powinno to wzbudzić podejrzenia.
- Brak niewłaściwego wykorzystania pokrycia wydatków: Nie należy niewłaściwie wykorzystywać płatności ani pokrycia wydatków w celu ukrycia niezgodnych z zasadami dotyczącymi upominków, rozrywki i pokrycia wydatków.
- Odpowiednie: Charakter upominku, zaproszenia na imprezę kulturalno-rozrywkową lub pokrycia wydatków jest odpowiedni i zgodny zarówno z ogólnymi praktykami biznesowymi, jak i lokalnymi standardami kulturowymi i etycznymi.
- Zgodne z prawem: Upominek jest zgodny z przepisami prawa kraju, w którym jest wręczany, oraz wszelkimi innymi obowiązującymi przepisami prawa.
- Zgodne z zasadami odbiorcy: Upominek, bilet na imprezę kulturalno-rozrywkową lub pokrycie wydatków spełniają zasady lub kodeks postępowania firmy lub organizacji, w której osoba otrzymująca jest zatrudniona.
- Wręczane niezbyt często: Takie wręczanie lub przyjmowanie upominków nie jest regularnym zdarzeniem między osobą obdarowującą a odbiorcą.
- Zakaz wręczania gotówki: Upominek nie może mieć formy gotówki ani pożyczki, czeku ani kuponu zakupowego, kart podarunkowych, bonów ani ekwiwalentu gotówki.
- Brak konfliktu interesów: Należy unikać wszelkich sytuacji konfliktu interesów podczas wręczania lub przyjmowania upominków, zaproszeń na imprezy kulturalno-rozrywkowe i pokrycia wydatków.
- Bezpieczeństwo i higiena pracy: Przyjmując lub zapraszając inne osoby na imprezy kulturalno-rozrywkowe, należy zawsze brać pod uwagę aspekty BHP.
- Dokumentacja: Upominki, rozrywka i pokrycie wydatków muszą być w pełni i dokładnie dokumentowane na pulpicie zgodności z przepisami upominków, rozrywki i pokrycia wydatków (GEE Compliance Desktop), w księgach i rejestrach oraz wszelkich innych systemach lub narzędziach.